De eerste stap naar de analyse van je gegevens is het verwerken van de gegevens in het programma Microsoft Excel. Bijna iedereen heeft dit programma in huis. Voordat je kunt beginnen met het invoeren van je gegevens zul je de vragen die je gesteld hebt tijdens het maken van je enquête moeten gaan aanpassen. Je moet voor ieder type antwoord een numerieke waarde bedenken. Hiermee bedoelen we dat je in plaats van de bolletjes die de invullers inkleuren, je nummers voor de antwoorden zet. De volgende vraag wordt aangepast met numerieke waarden. Let op de dik gedrukte delen.
voorbeeld:
"Hoe ver woont u van het Mondial College af?"
0 minder dan 2 kilometer
0 tussen de 2 en 4 kilometer
0 tussen de 4 en 6 kilometer
0 tussen de 6 en 8 kilometer
0 meer dan 8 kilometer
Wordt dan:
"Hoe ver woont u van het Mondial College af?"
1 minder dan 2 kilometer
2 tussen de 2 en 4 kilometer
3 tussen de 4 en 6 kilometer
4 tussen de 6 en 8 kilometer
5 meer dan 8 kilometer
Door deze numerieke waarden in te voeren ben je in staat om de resultaten door Excel te laten samenvatten.
Zodra je de vragen een numerieke waarde hebt gegeven kun je je gegevens in Excel gaan zetten. In de cel A1 zet je 'vraag:' vervolgens noteer je de vraagnummers naar rechts toe (zie afbeelding 2). De vraagnummers staan dus in rij 1. Maak in de cel van het vraagnummer ook een opmerking (rechter muisknop --> "opmerking toevoegen") waarin je de vraag zet en de antwoord mogelijkheden. Zo hoef je niet steeds heen en weer te bladeren en heb je altijd de vragen bij de hand.
In cel A2 zet je 'invuller:'. Hieronder volgen de ID nummers van de invullers. Je geeft de eerst ingevulde enquête het nummer 1, de tweede nummer 2, etc. Het ID nummer noteer je ook op de enquête Zo kunnen je resultaten altijd gecontroleerd worden. De bewijslast ligt namelijk bij de onderzoeker.
Maar hoe voer je vragen in waarop meerdere antwoorden gegeven kunnen worden? Bekijk de volgende vraag:
"Welk(e) item(s) vindt u leuk aan een achtbaan?"
1 langzaam klimmen
2 snel dalen
3 loopings
4 scherpe bochten
5 snel wisselen tussen stijgen en dalen.
Stel dat een invuller zowel het langzaam dalen als de loopings leuk vindt. Dit vul je in Excel in door een lege rij te maken (afbeelding 3 #1). Als identiteit geef je het nummer op van de rij erboven maar dan met de toevoeging 'a', zoals aangegeven in afbeelding 3 #1. Als er drie antwoorden gegeven zijn maak je ook een rij 'c'.
Je laat alle cellen leeg behalve de vraag waar meerdere antwoorden gegeven zijn (afbeelding 3 #2 & #3).
Je hebt nu één grote lijst gekregen waarin alle resultaten van je onderzoek samen staan. Dit is alleen nog geen samenvatting. Deze samenvatting zul je handmatig moeten maken.